Business Intelligence: dicas para implementar um BI

Business Intelligence: dicas para implementar um BI

Implementar uma solução de business intelligence (BI) pode ser um agente de mudanças para qualquer organização, fornecendo informações integradas sobre diferentes perspectivas do negócio. Entretanto, apesar de todas as suas promessas, sua implementação geralmente traz diversas dificuldades para a empresa que a está executando.

Nos últimos 5 anos, Big Data e BI tornaram-se mais do que apenas palavras-chave no vocabulário da ciência de dados. Sem insights sobre seus dados, as empresas permanecem reativas, perdem oportunidades de crescimento estratégico, perdem vantagens competitivas, não aproveitam as oportunidades de redução de custos e não maximizam a satisfação do cliente.

Em resposta a essa crescente necessidade de análise de dados, o business intelligence se tornou indispensável, principalmente para empresas de médio e grande porte. Portanto, é normal que os profissionais corram contra o tempo para implementar uma boa ferramenta de BI.

Infelizmente essa abordagem pode ser desastrosa. Investir em BI não deve ser focado na escolha da ferramenta. Se você está começando do zero, saindo das planilhas ou procurando migrar para uma nova plataforma, você precisa de uma estratégia de business intelligence e de um bom roteiro para implementá-lo

Neste artigo apresentamos um guia com 11 passos para implementar um business intelligence. Essas etapas são imprescindíveis para empresas de todos os tamanhos, que desejam criar uma cultura analítica e orientada a dados (data-driven). Confira!

 

O que é Business Intelligence (BI)

Business Intelligence ou inteligência de negócios é um conjunto de processos, metodologias, tecnologias e estruturas que transformam grandes quantidades de dados (Big Data) em informações úteis para a gestão estratégica de uma empresa.

É utilizado para gerar visões analíticas, geralmente associadas a dados financeiros, operacionais, comerciais ou de marketing. Oferece suporte à tomada de decisões e ao monitoramento de resultados relacionados aos investimentos da empresa.

O termo BI foi criado pelo Gartner, empresa estadunidense de consultoria que desenvolve inteligência em tecnologia. Foi utilizado pela primeira vez, no início dos anos 90, para descrever a capacidade das empresas de acessar dados e obter informações para fundamentar decisões.

Existem diversas ferramentas de BI disponíveis no mercado. As mais conhecidas são: QlikView, Tableau e o Microsoft PowerBI, sendo este último o que mais tem se popularizado.

 
screenshot power bi

 
Outra ferramenta que também vale mencionar é o MetaBase. Apesar de ainda não ser tão conhecida pela maior parte dos profissinais que trabalham com BI, o Metabase é uma plataforma open source que tem se popularizado muito entre cientistas de dados.

 

O que é uma estratégia de business intelligence?

Uma estratégia de inteligência de negócios refere-se a todas as etapas que são executadas para implementar processos que transformam dados em informação útil para sua empresa. Ela mergulha no processo de BI, definindo as partes interessadas e os principais envolvidos, para avaliar a situação, definir as metas e encontrar os indicadores de desempenho que ajudarão você a medir seus esforços para atingir essas metas.

Você define a estratégia em termos de visão, organização, processos, arquitetura, soluções e desenha um roteiro baseado na avaliação, na prioridade e na viabilidade.

A implementação de inteligência de negócios não é uma tarefa fácil, pois requer muito trabalho de preparação, reúne muitos stakeholders e envolve despesas. Entretanto, as recompensas superam de longe seus custos.

É sabido que o ROI da inteligência de negócios é real, mesmo que às vezes seja difícil quantificá-lo. Da mesma forma, os custos de não implementá-lo são mais prejudiciais, especialmente a longo prazo.

 

Por que você precisa de um BI?

A aplicação de BI é importante – mas a maneira como você faz isso é ainda mais importante. É por isso que ter uma estratégia de inteligência de negócios é vital.

Podemos pensar na estratégia de implementação da seguinte forma: definir as etapas em seu roteiro de BI, seguir seus objetivos como uma bússola para ficar na direção certa e investir nas ferramentas certas para obter uma visão mais profunda de suas informações e entendê-las melhor.

As informações disponíveis nas empresas aumentam diariamente. Além disso, muitos dados não são estruturados e precisam ser primeiro processados ​​para depois serem tratados e interpretados. Leva tempo e conhecimento para tirar o melhor proveito desse ativo.

Os dados reunidos, processadas e analisadas por uma empresa viram valiosos insights que ajudarão a medir seu desempenho, entender seus clientes, identificar vantagens competitivas e muito mais.

Uma estratégia bem definida dará direção e objetivo ao seu projeto. A inteligência de negócios sem estratégia pode trazer alguns insights, mas não o levará para onde você quer ir.

 

Passo a passo para implementar um Business Intelligence (BI):

A implementação de um BI é um processo que muitas vezes pode não ser trivial. Sua complexidade varia de acordo com a dificuldade de acesso aos dados. Afinal de contas, quando se fala de Ciência de Dados, a maior parte do trabalho está no pré-processamento de dados.

Além disso, o processo pode ter diferentes pontos de vista dependendo do perfil do profissional que está gerenciando o projeto. Acompanhe a seguir uma sugestão de passo a passo para realizar a implementação de um sistema de inteligência de negócios.

 

1. Vá para o processo com os olhos bem abertos

Quando você tem a solução certa de business intelligence, é fácil identificar tendências, armadilhas e oportunidades desde o início. Mas implementar a solução certa nem sempre é fácil. Na verdade, geralmente não é.

Até mesmo o melhor software precisa de algum levantamento pesado inicial para maximizar o seu potencial. Se você adotar o caminho certo, estará preparado para tratar de questões como: problemas complicados de dados, resistência à mudanças, patrocínio em declínio, relutância da área de TI e desafios de adoção dos usuários.

Lembrar as partes interessadas e a si mesmo dos pontos problemáticos que motivaram a estratégia incentivará o processo. E valerá a pena!

 

2. Determinar objetivos das partes interessadas

Há grandes probabilidades de que todos na sua organização possam se beneficiar com o acesso a dados valiosos e insights. Isso não significa que todos serão classificados como partes interessadas.

Após determinar quem são os principais interessados, descubra o que eles precisam. O patrocínio executivo visível e vocalizado, por exemplo, é muito importante. Reunir e definir as expectativas da equipe executiva antecipadamente também é primordial.

A equipe executiva geralmente não tem o mesmo conhecimento da linha de frente da operação que outros funcionários possuem. Portanto, colete e priorize pontos problemáticos e indicadores-chave de desempenho (KPIs) em toda a organização.

Talvez nem todos consigam entrar no start inicial do projeto, mas é melhor começar do geral para o específico.

 

3. Escolha um patrocinador

Embora uma estratégia de business intelligence deva incluir vários stakeholders, é imperativo ter um patrocinador para liderar a implementação. Pode ser tentador colocar o Chief Information Officer (CIO) ou Chief Technical Officer (CTO). Porém, geralmente não é a melhor abordagem.

O projeto deve ser patrocinado por um executivo com responsabilidade sobre os resultados da organização, com uma visão ampla da estratégia e dos objetivos da organização e que saiba como traduzir a missão da empresa em KPIs.

CFOs e CMOs podem ser boas escolhas para gerenciar a implementação, documentando o caso de negócios e sendo responsáveis ​​por mudanças no escopo. Todavia, independente de quem seja escolhido para ser o patrocinador, ele precisa estar em constante comunicação com o CIO/CTO. O que nos leva ao próximo passo.

 

4. BI não é apenas uma iniciativa de tecnologia

Vamos nos repetir um pouco aqui, pois isso é realmente importante. Para ter sucesso, uma implantação deve ter o suporte das principais áreas de negócios desde o início.

A TI deve estar envolvida para garantir a governança, a transferência de conhecimento, a integridade dos dados e a implementação real. Mas todas as partes interessadas e suas respectivas áreas de negócios também devem estar envolvidas durante todo o processo.

Ao envolver uma série de partes interessadas, você pode garantir a cobertura das três grandes classes de usuários de business intelligence: estratégicas, táticas e operacionais. Esses diferentes tipos de usuários precisarão de soluções personalizadas.

Entender quem usará os dados e com quais propósitos poderá ajudar sua empresa a ter uma melhor utilização da inteligência de negócios. O negócio como um todo deve estar disposto a dedicar os recursos necessários: equipe, tecnologia, investimento, etc.

A implementação de BI não sai do orçamento de TI. Portanto, a melhor estratégia de business intelligence estabelece esses recursos no início, com espaço adicional de manobra.

 

5. Empregar um diretor de dados (CDO)

Bernard Marr, considerado um dos Gurus do Big Data, escreveu sobre The Rise of Chief Data Officers. No artigo, ele apontou para uma tendência bastante fascinante:

“A Experian previu que a posição de CDO (Chief Data Officer) se tornará um papel de nível sênior de diretoria até 2020, trazendo a conversa sobre coleta de dados, gerenciamento, otimização e segurança para o C-Level.”

Assim como o CIO, o Chief Data Officer provavelmente não será o principal patrocinador da implementação de BI: ele (ou uma função semelhante) será uma parte interessada a ser envolvida. É provável que o CDO vire o proprietário do projeto após a conclusão da implementação inicial.

 

6. Avalie a situação atual

Como já foi dito: geralmente uma implantação não é rápida ou fácil. Há muito trabalho a fazer no front end. Uma das maiores atividades em um roteiro de business intelligence deve ser avaliar a situação atual.

Agora que você tem todas as partes interessadas definidas, a próxima etapa é analisar a tecnologia de software existente e os processos e estruturas organizacionais que a cercam. Descubra o que está funcionando, pois você não quer descartar totalmente um relatório ou processo que já funciona.

Encontre uma maneira de integrar e adaptar a situação atual à nova estratégia ou você terá funcionários chateados. Por outro lado, documente tudo o que não está funcionando.

Pergunte-se também quais questionamentos sobre análise de dados você não consegue responder no momento e quais processos são ineficientes ou simplesmente não funcionam.

Além de tudo isso, você precisa compilar quais fontes de dados você tem atualmente e como elas estão sendo armazenadas. Decida quais são necessárias para sua estratégia de inteligência de negócios.

Isso também deve incluir a criação de um plano para serviços de armazenamento de dados. As fontes de dados permanecerão diferentes? Ou a construção de um data warehouse faz mais sentido para sua organização?

Como em todas as outras etapas, tanto a TI quanto as várias partes interessadas do negócio devem estar envolvidas durante essa etapa “pesada”.

 

7. Limpe os dados

O pré-processamento de dados é uma etapa fundamental. Portanto, se faz necessário uma limpeza de dados. Limpar seus dados pode não ser tão simples, mas será fundamental para o sucesso do seu BI.

É crucial garantir uma gestão sólida da qualidade dos dados, pois isso ajudará a manter os dados mais limpos possíveis para as melhores atividades operacionais e a tomada de decisões com base nesses dados.

De fato, todos os anos, estima-se que os dados de baixa qualidade custem mais de U$ 9,7 milhões apenas para empresas americanas, já que isso afeta o resultado final, a produtividade e, em última análise, o ROI geral.

É claro que não se deve ficar excessivamente obcecado com qualidade de dados 100% pura, já que a perfeição não existe. O objetivo aqui é aumentar o ROI do seu departamento – e de qualquer outro – que esteja contando com esses dados.

 

8. Desenvolva um “Dicionário de Dados”

Com o “desenvolvimento ágil”, a documentação extensiva tornou-se um requisito obrigatório. Dicionários de dados grandes podem ser complicados e difíceis de manter atualizados. Dito isso, para que a inteligência de negócios seja bem-sucedida, é preciso haver pelo menos um consenso sobre definições de dados e cálculos de negócios.

A falta de acordo sobre definições é um problema generalizado nas empresas hoje em dia. Por exemplo, finanças e vendas podem definir “margem bruta” de maneira diferente, levando seus números a não corresponderem.

Para acabar com isso, chegue a um consenso mínimo sobre essas definições. Então, para transferência de conhecimento, escolha o repositório, mais adequado para sua organização hospedar essa informação.

 

9. Identifique os principais indicadores de desempenho (KPIs)

Os KPIs são valores mensuráveis ​​que mostram com que eficácia uma empresa está atingindo seus objetivos de negócios. Eles estão no centro de uma boa estratégia de BI, pois indicam que as empresas estão no caminho certo e onde são necessárias melhorias.

Ao implementar uma estratégia de BI, é crucial considerar a estratégia individual da empresa e alinhar os KPIs aos objetivos da empresa. Pode ser tentador criar KPIs para tudo. No entanto, isso pode se tornar um “trem desgovernado”.

Como boa prática, é melhor começar com os KPIs mais importantes; em seguida, criar padrões e governança com exemplos desses KPIs em mente. Sempre é possível melhorá-los posteriormente.

 

10. Escolha a ferramenta/parceiro certo para o seu negócio

Na etapa 10, finalmente, escolhemos um software ou parceiro de BI. Sim, você está tão adiantado em seu roteiro de inteligência de negócios e ainda nem tem uma ferramenta.

Preparando-se adequadamente através dos passos 1 ao 9, você estará pronto para encontrar a ferramenta certa e implementá-la com sucesso. Durante esse processo, você precisará escolher e executar uma comparação de nuvem versus on-premise.

Você também precisa ter certeza de escolher uma solução que possa começar pequena, mas que seja facilmente escalável conforme sua empresa e as necessidades crescerem. Procure soluções flexíveis que atendam às necessidades de todos os usuários. Aproveite as avaliações gratuitas e não apresse essa etapa!

Entre as ferramentas de BI mais conhecidas podemos citar o Microsoft PowerBI, o QlikView e o Tableau. Existem muitas outras, mas essas são as mais difundidas no mercado e que podem servir como base para iniciar a sua pesquisa e avaliação.

 

11. Defina Milestones

Roma não foi construída em um dia: nem o seu BI será! Uma estratégia de BI bem-sucedida adota uma abordagem iterativa.

Foque no crescimento incremental e evolua com pequenos passos, definindo milestones. Escolha alguns KPIs e construa alguns painéis (dashboards) de negócios como exemplos. Após isso reúna feedbacks.

Por fim, repita todo o processo novamente com novos lançamentos a cada poucas semanas. Pergunte-se continuamente o que está funcionando e o como as partes interessadas estão se beneficiando.

Um bom roteiro de BI não tem data de término. Sua organização deve investir nela a longo prazo. Você deve estar continuamente medindo e refinando seus processos, dados e relatórios. Não deixe que fique estagnado: aumente continuamente a “régua da qualidade”.

 

Como criar uma estratégia de business intelligence

Como vimos ao longo deste artigo, há muito a considerar quando você deseja criar e implementar uma nova estratégia de BI. Vamos resumir aqui tudo o que você precisa pensar de antemão:

Avaliar a situação: Analise a estrutura organizacional, processos e ferramentas – ou a ausência dos mesmos. Descubra o que está funcionando e o que não está, para economizar seu tempo em processos que já funcionam. Pergunte a si mesmo as perguntas certas de negócios e defina as metas estratégicas que você deseja atingir.

Construir um roteiro de BI: Estabelecer os passos a seguir é como consultar seu itinerário antes de pegar a estrada. Dessa forma você está ciente de tudo o que pode vai surgir e mais preparado diante de surpresas e eventuais problemas.

Definir sua equipe: Do chefe de BI ao analista de negócios e desenvolvedor, você precisa de uma equipe sólida, com funções bem definidas para que todos possam realizar as diferentes tarefas em seu roteiro.

Organizar seu sistema de BI: Há muito o que pensar e que não deve ser negligenciado: data warehouse, fontes de dados, software, entre outros. Essas ferramentas serão fundamentais para navegar em seus dados e tirar insights importantes.

 

Conclusão

Prepare-se para pegar a estrada! Você já tem todas as chaves em mãos para iniciar o primeiro passo do seu roteiro e lançar sua nova estratégia de BI. E boa sorte em sua implementação de business intelligence!

O poder que uma estratégia de BI forte pode trazer para o seu negócio é atraente – se realizado corretamente. Com esses 11 passos, seu roteiro de business intelligence pode parecer um pouco assustador; mas sem eles você vai acabar com uma dor de cabeça ainda maior.

Quando realizada corretamente, a implementação de um BI continuará dando resultados por muito tempo. Você só precisa seguir sua estratégia de inteligência de negócios para chegar lá.

About the Author: Pedro César Tebaldi Gomes

Atua há 8 anos no mercado B2B de tecnologia da informação como gerente de marketing, tendo escrito mais de 200 artigos nesse período. Estuda ciência de dados, machine learning e estatística para atingir melhores resultados de negócios.

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